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Tutorial

Die IRS-Website und PURE

Die Institutswebsite www.leibniz-irs.de und das Forschungsinformationssystem PURE sind eng mit einander verwoben. Auf der Website werden Datensätze aus PURE (Teile von Aktivitäten, Personen, Projekte, Publikationen, Presseclippings und Organisationseinheiten) an unterschiedlichen Stellen eingebunden, darüber hinaus werden Verknüpfungen zwischen PURE-Datensätzen (etwa die Mitarbeit einer Person in einem Projekt oder die Zuordnung einer Publikation zu einem Projekt) für die website-interne Verlinkung genutzt.

Damit die Website korrekte und aktuelle Informationen darstellt, ist ein besonderes Augenmerk für die Erfassung, Pflege und Verknüpfung von PURE-Inhalten nötig. Dieses FAQ versucht, auf gängige Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IRS einfache und schnelle Antworten zu geben. Der Fragenkatalog ist nicht abschließend und kann nach Rückmeldung erweitert werden.

FAQ

Anzeige von Publikationstypen

Welche Publikationstypen werden auf der Website eingebunden?

Nicht alle Publikationen, die in PURE hinterlegt sind, werden auch auf der Website angezeigt. Neben der Möglichkeit, einzelne Datensätze von der Anzeige im Netz auszuschließen (siehe dazu „Sichtbarkeit“), ist eine Auswahl bestimmter, besonders relevanter Publikationstypen für die Anzeige konfiguriert:

Monografien, Sammelwerke und Projektbände
Beiträge in Fachzeitschriften
Beiträge in Sammelwerken und Projektbänden
Zeitschriftenhefte
Arbeits- und Diskussionspapiere
Konferenzpapiere

Sichtbarkeit von PURE-Einträgen

Wie steuere ich die Sichtbarkeit eines neuen Eintrags in PURE auf der Website?

Jeder Datensatz in PURE hat einen Sichtbarkeits-Status, der im Eingabeformular ganz unten ausgewählt werden kann. Relevant sind zwei der vier möglichen Optionen:

Öffentlich/Sichtbar auf der Homepage: Der Eintrag wird potenziell im Netz angezeigt.
Intern/Sichtbar nur für PURE-Nutzer: Der Eintrag ist im Netz nicht sichtbar.

Bei einem neuen Eintrag kann jeder User diese Einstellung selbst vornehmen. Bei bereits existierenden Datensätzen ist dies anders. Publikationen sind, insofern sie bereits zur Freigabe oder Validierung weitergereicht wurden, nicht mehr editierbar für den Eingebenden. Ist die Änderung der Sichtbarkeit an bestehenden Publikationsdatensätzen gewünscht, gehen Sie bitte auf Felix Müller, Petra Koch, Gregor Prinzensing oder Simone Vogler zu.

Bei Aktivitäten (Vorträge, Mitgliedschaften und Funktionen) liegt die Sache ein wenig anders, da diese auch nach Eintragung und Speicherung durch den User in der Sichtbarkeit geändert werden können. Dazu kann jede eigene Aktivität angeklickt und die Sichtbarkeit entsprechend am Ende des Formulars verändert werden. Anschließend bitte speichern.

Änderungen an Projektseiten

Mir fällt eine Unstimmigkeit auf einer Projektseite auf der Website auf oder ich möchte Ergänzungen vornehmen. Wer kann Änderungen vornehmen?

Die Projektdarstellungen auf der Website werden vollständig aus PURE generiert, daher können und müssen Änderungen auch in PURE und dem dort existierenden Formular realisiert werden. Die Änderung von validierten Projektdatensätzen ist den Administratoren sowie den Validatoren von Projekten möglich. Dies sind Felix Müller, Karina Böhm und Gregor Prinzensing sowie die Abteilungsleiter/innen sowie Projektassistentinnen der Forschungsabteilungen.

Nicht-IRS-Publikationen im Lebenslauf

Ich möchte auf meinem persönlichen Website-Profil Publikationen darstellen, die vor meiner Zeit im IRS oder außerhalb der Tätigkeit im IRS entstanden sind. Ist dies möglich und was muss ich beim Eintrag in PURE beachten?

Ja, dies ist möglich. Zugleich ist es ein Vorgang, der mit großer Vorsicht durchgeführt werden muss. Der Grund ist, dass die Außendarstellung (darunter fällt die Website) nur einer von mehreren Einsatzzwecken von PURE ist, die wichtigsten sind die Forschungsplanung und das Berichtswesen. Für das Berichtswesen ist es unabdingbar, ausschließlich über in zeitlichem und inhaltlichem Zusammenhang zu einer Tätigkeit im IRS stehende Leistungen zu berichten. Daher müssen Publikationen, die vor der Zeit im IRS entstanden sind oder in einem anderen inhaltlichen Zusammenhang stehen, klar von den „IRS-Publikationen“ getrennt werden. Dies ist in PURE möglich mit den folgenden Schritten:

Starten Sie die Eingabe einer Publikation wie gewohnt (Auswahl eines Typs, Ausfüllen der Felder im Formular wie üblich).
Gehen Sie im Bereich „Verfasser/innen und Zugehörigkeiten“ im Formular auf die Zuordnung der eigenen Person. Klicken Sie auf „bearbeiten“.
Wichtig ist nun, die Zugehörigkeit zur Publikation zu modifizieren. Als Standard-Einstellung ist die aktuelle Forschungsabteilung ausgewählt. Diesen Haken bitte entfernen und stattdessen „Zugehörigkeit zu externer Organisation“ auswählen.
Anschließend die Institution suchen/eingeben, unter dessen Fahne die Publikation entstand.

PURE ordnet diese Publikation nun nicht dem IRS und nicht einer Forschungsabteilung zu, wodurch die im Berichtswesen sowie in den Publikationslisten des Instituts und der Abteilungen nicht auftaucht. Im persönlichen CV ist sie aber gelistet.

Änderungen am persönlichen Profil

Ich möchte an den Angaben auf meinem persönlichen Website-Profil (Foto, Kontaktdaten, Profil-Text) etwas ändern. Was kann ich selbst man (und wie) und in welchen Fällen muss ich eine dritte Person hinzuziehen (und wen)?

Jeder Nutzer hat in PURE die Möglichkeit, sein eigenes Profil zu bearbeiten (Klick auf den Reiter „Eigene Inhalte“ und dann neben dem Profilbild auf den Button „Profil bearbeiten“). Jedoch sind in dem folgenden Formular nicht alle Informationen editierbar, da einige Daten per Synchronisation aus dem Personalverwaltungssystem sdworx übernommen werden. Bearbeitbar sind:

Profilinformationen/Kurz-Vita für Website in Deutsch und englisch
Schlagwörter und damit Zuordnung zu IRS-Forschungsthemen und individuellen Schwerpunkten

Nicht bearbeitbar sind:

Name, Vorname
Akademischer Grad
Foto
Zugehörigkeit zu Organisationseinheit
Telefonnummer, Mail-Adresse

Sind Änderungen an den letztgenannten Informationen gewünscht, müssen Gregor Prinzensing kontaktiert werden. Änderungen an den erstgenannten Daten sind selbstständig möglich. Details zur Änderung von Schlagwörtern erklärt die Antwort auf die Frage „Ich möchte Veränderungen an den mit mir assoziierten Forschungsthemen, Forschungsschwerpunkten, Fachdisziplinen und methodisch-konzeptionellen Schwerpunkten vornehmen. Was kann ich selbsttätig tun und wie?“

Ich möchte Veränderungen an den mit mir assoziierten Forschungsthemen, Forschungsschwerpunkten, Fachdisziplinen und methodisch-konzeptionellen Schwerpunkten vornehmen. Was kann ich selbsttätig tun und wie?

Die Zuordnung zu Forschungsthemen etc. geschieht im persönlichen Profil in PURE. Durch klicken auf den Tab „Eigene Inhalte“ und dann auf den Button „Profil bearbeiten“ gelangt man auf das Profil-Formular, im unteren Bereich finden sich die Schlagwort-Verknüpfungen. Folgendes ist jedem Nutzer möglich:

Entfernen von nicht zutreffenden Schlagwörtern
Hinzufügen von Schlagwörtern, insofern sie bereits in der Schlagwortliste existieren
Ändern der Reihenfolge von Schlagwörtern

Folgendes erfordert das Hinzuziehen von einem PURE-Administrator:

Hinzufügen von Schlagwörtern, die nicht in der Schlagwortliste auftauchen

Bitte wenden Sie sich dazu an Gregor Prinzensing. Zu beachten ist, dass die Liste der IRS-Forschungsthemen (im Gegensatz zu den anderen drei individuellen Schwerpunktlisten) redaktionell-strategisch entwickelt und weiterentwickelt wird. Hier ist es also nicht möglich, auf der Basis individueller Wünsche Ergänzungen vorzunehmen.

Englische Übersetzungen

Es gibt Unstimmigkeiten mit der englischen Übersetzung von Inhalten. Wer ist der richtige Ansprechpartner für diese Fragen?

Englische Übersetzungen sind ebenso wie die deutschen Originaltexte redaktionell stark verteilt. Einige Texte stammen aus PURE (Projektbeschreibungen, Profiltexte von Mitarbeitern, Namen von Positionen und Organisationseinheiten), anderes wiederum ist im Content Management System Typo3 hinterlegt. Noch anderes liegt in programmierten Plugins des CMS. Obwohl Sie einiges auch selbst ändern könnten, empfiehlt sich daher eine Kontaktaufnahme mit den Redakteuren im Wiko-Team: Felix Müller, Henrika Prochnow oder Karina Böhm.

Ladezeiten

Das Laden von Inhalten dauert unverhältnismäßig lange. Wen frage ich, ob das normal ist und wo die Ursache für das Problem liegt?

Die Website nutzt einen Cache, um das Laden von Inhalten zu beschleunigen. Dies betrifft jede Seite der Website, ist aber insbesondere für Seiten mit Inhalten aus PURE eingerichtet worden. Die PURE-Daten liegen auf einem gesicherten Server im IRS, während die Website auf einem externen Server mit Hochleistungs-Anbindung gehostet wird. Um den Austausch von Daten zwischen beiden Servern so gering wie möglich zu halten und die Datenleitung des IRS nicht zu stark zu beanspruchen, werden PURE-Daten nur einmal täglich (nachts) ausgelesen und auf dem Webserver in einen temporären Cache geschrieben. Aus diesem Grunde dauert es normalerweise bis zum Folgetag, bis PURE-Änderungen auch auf der Website erscheinen.

Es ist jedoch möglich, den PURE-Cache manuell zu leeren, um Änderungen schneller sichtbar zu machen. Dies geschieht in der Anfangsphase der neuen Website noch verhältnismäßig häufig. Ist der Cache geleert, füllt er sich wieder beim erstmaligen Aufruf einer Seite. So kann es mitunter dazu kommen, dass man der erste Nutzer ist, der eine Seite nach dem Leeren des Caches aufruft – bei besonders aufwändigen Seiten (bspw. Projekte mit mehreren Bildern oder Listen von Projekten) kann dies etwas dauern.

Das Redaktionsteam arbeitet darauf hin, dass die manuellen Leerungen des Caches immer seltener und lange Ladezeiten dadurch zur absoluten Ausnahme werden.

Veralteter Inhalt

Ein Inhalt erscheint mir veraltet oder fehlerhaft. Wer ist der richtige Ansprechpartner für eine Überarbeitung?

Zunächst einmal ist es wunderbar, wenn Sie eine solche Feststellung machen und eine Überarbeitung anregen. Die IRS-Website ist redaktionell umfangreich und ambitioniert gestaltet, ein Qualitätsmaßstab dabei ist die Aktualität. Wenn alle aufmerksam sind, was veraltete Inhalte angeht, haben wir schlussendlich eine bessere Website.

Da Inhalte an sehr unterschiedlichen Stellen redaktionell in die Website eingepflegt werden, ist es bis auf wenige Ausnahmefälle immer der beste Weg, sich an das Redaktionsteam im Bereich Wiko zu wenden: Felix Müller, Henrika Prochnow und Karina Böhm. Selbst tätig werden kann man beim eignen Profiltext.