Verwaltung

Die Arbeit im IRS wird durch eine leistungsfähige Verwaltungsabteilung unterstützt. Zu den wichtigsten Aufgaben der Verwaltung gehören die Finanz- und Drittmittelverwaltung, die Personalwirtschaft, der Einkauf, das Dienstreisemanagement, das Gebäudemanagement und die Betreuung der IT-Infrastruktur. Der Leiter der Verwaltung unterstützt die Direktorin bei der Organisations- und Personalentwicklung des Instituts und betreut die Gremien des Vereins.

Zur Verwaltung des IRS gehört auch eine Bibliothek, deren Bestand und deren Aufgaben sich vor allem aus den Forschungsschwerpunkten des IRS ergeben. Zudem führt die Bibliothek Bestände der Vorgängereinrichtung des IRS, des Instituts für Städtebau und Architektur (ISA) der Bauakademie der DDR.

Geschäftsbereiche der Verwaltung

Verwaltung

  • Dieter Aulbach leitet die Verwaltung des IRS. Er bearbeitet strategische Fragen, unterstützt den IRS-Vorstand und koordiniert die Zusammenarbeit mit internen und externen Gremien und dem Zuwendungsgeber.

Finanzen und Personal

  • Kathrin Westphal leitet den Bereich „Finanzen und Personal“. Sie steuert die Bewirtschaftung des gesamten Haushalts, die Kosten-Leistungsrechnung, die Planung des Programmbudgets sowie die jährliche Erstellung des Jahresabschlusses und ist für strategische Fragen des Personalmanagements zuständig.
  • Die Buchhaltung und das Rechnungswesen des Instituts liegen in den Händen von Christine Dehne.
  • Die Verwaltung und Bewirtschaftung der eingeworbenen Drittmittel und die Erstellung der entsprechenden Verwendungsnachweise ist Aufgabe von Birgit Gieding.
  • Astrid Hoppe ist für die Gehaltsabrechnung, das Meldewesen sowie die Personalverwaltung verantwortlich.
  • Ronny Ebeling absolviert von September 2015 bis August 2018 die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement am IRS.

Empfang / Poststelle / Dienstreisemanagement

  • Angelika Sachse betreut den Empfangsbereich, der zugleich Poststelle und Telefonzentale ist. Zudem unterstützt sie die Mitarbeiter bei der Planung und Organisation ihrer Dienstreisen und bearbeitet die Reisekostenabrechnungen.

Innerer Dienst

  • Katrin Pilz kümmert sich um das kaufmännische und infrastrukturelle Facility Management und die Gebäudeunterhaltung, prüft die Vergaben und ist verantwortlich für die Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen. Sie verwaltet außerdem die Geschäftsausstattung für alle Arbeitsplätze und beschafft Büromaterial.
  • Uwe Kubsch ist der Hausmeister und Sicherheitsbeauftragte des Instituts. Zu seinen Aufgaben gehören die Ummöblierung der Veranstaltungsräume, die Durchführung von Kleinstreparaturen, die Pflege der Außenanlagen sowie Einkäufe und Fahrdienste.

Bibliothek

  • Die Spezialbibliothek des IRS mit Präsenzcharakter wird von Simone Vogler und Alexandra Homeier betreut. Ihre Aufgabe ist die Informationsversorgung der Wissenschaftler des Instituts und der interessierten Öffentlichkeit.

IT-Infrastruktur

  • Michael Thyme und Patrick Kuna sind für den Service an den Server- und Netzwerkkomponenten sowie den technischen Support an den Arbeitsplatzcomputern zuständig. Außerdem betreuen sie auch alle angeschlossenen Peripheriegeräte sowie die hausintern betriebenen Intra- und Internetsysteme (Website, Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Forschungsinformationssystem). Fallweise führen sie auch IT-bezogene Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch.

Projekte

  • Von Gregor Prinzensing werden interne Projekte der Verwaltungsmodernisierung u.a. im Bereich von ERP-Systemen betreut und deren Implementierung koordiniert.